12/24/2023
본 글은 캘리포니아 고용주들에게 필요한 문서 수집과 필요한 절차에 대해 다룹니다.
필요한 서류 수집
- Form I-9 (고용 적격성 검증): 새로 일을 시작하는 모든 종업원은 Form I-9을 작성해야 합니다. 이 양식은 종업원의 법적 지위와 미국에서 일할 수 있는 자격을 확인합니다. 고용주는 종업원이 제출한 서류를 검토하고 Form I-9을 파일로 보관해야 합니다. 귀하의 종업원은 첫 근무일까지 Form I-9의 첫 번째 부분을 작성하고 서명해야 합니다. 그들은 고용을 수락한 후에 이를 수행할 수 있습니다. 고용주는 종업원의 서류를 확인하고 양식의 두 번째 부분을 그들이 근무를 시작한 후 3일 이내까지 작성해서 고용주에게 제출해야 합니다. 다음 링크에서 양식을 다운로드할 수 있습니다: https://www.uscis.gov/i-9
- Form W-4 (종업원 원천징수 증명서): W-4 양식은 종업원의 급여에서 연방 소득세를 원천 징수하는 데 필요한 정보를 고용주에게 제공합니다. 고용주는 각 종업원이 이 양식을 작성하여 올바른 연방 소득세 금액을 원천 징수할 수 있도록 하십시오. 종업원이 고용주에게 W-4를 제출해야 하는 정해진 기한은 따로 없습니다. 그러나 W-4는 종업원의 소득세 원천징수 금액을 계산하는 데 필요하므로 첫 급여를 지급하기 전에 고용주에게 제공되어야 합니다. 일반적으로 종업원은 Form I-9과 함께 고용주에게 제출합니다. 다음 링크에서 양식을 다운로드할 수 있습니다: https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw4.pdf
- DE4 (주 세금 원천징수 양식): 2020년 1월 1일부터 국세청(IRS)의 종업원 원천징수 증명서(Form W-4)는 연방 소득세 원천징수에만 사용됩니다. 캘리포니아 PIT 원천징수를 결정하기 위해 주(State) 종업원 원천징수 증명서(DE 4)를 고용주에게 제출해야 합니다. 다음 링크에서 양식을 다운로드할 수 있습니다: https://edd.ca.gov/siteassets/files/pdf_pub_ctr/de4.pdf
- 종업원에게 통지: 캘리포니아 노동법 2810.5조는 고용주가 특정 고용 항목에 대해 서면 통지를 종업원에게 제공하도록 요구합니다. 고용주는 새로운 종업원을 고용할 때 이 통지를 종업원에게 제공해야 하며, 다음 급여명세서에 표시되지 않을 변경 사항이 있을 경우, 고용주는 7일 이내에 다시 제공해야 합니다. 다음 링크에서 양식을 다운로드할 수 있습니다: https://www.dir.ca.gov/dlse/lc_2810.5_notice.pdf
- 개인 정보: 전체 이름, 주소, 사회 보장 번호 및 비상 연락처 정보를 포함한 개인 정보를 수집합니다.
정부 보고 요구 사항
- 새 종업원 보고(DE 34): 연방법은 고용주가 캘리포니아에서 일하는 모든 새 종업원에 대해 그들의 첫 근무일로부터 20일 이내에 캘리포니아 고용 개발국(EDD)에 보고해야 할 것을 요구합니다. 종업원이 60일 이상 연속으로 부재한 후 다시 일하러 오면, 같은 20일 기간 내에 그들도 보고해야 합니다. 이 정보는 주 및 카운티가 자녀 양육비를 지불하지 않은 부모를 찾는 데 도움이 됩니다. 고용주가 새로운 또는 복직 종업원을 제때 보고하지 않으면, 보고하지 않은 각 경우에 대해 $24의 벌금이 부과될 수 있습니다. 일부러 보고하지 않거나 잘못된 정보나 불완전한 정보를 제공하면 벌금이 $490이 될 수 있습니다. 다음 링크에서 양식을 다운로드할 수 있습니다:
- 종업원 상해보험: 현재 근로자가 상해 보험 대상에 포함되는 확인하십시오. 이는 모든 캘리포니아 고용주에게 의무적이며, 일하다가 부상을 입거나 아픈 종업원에게 혜택을 제공합니다.
- 종업원 파일 생성: 각 종업원에 대해 별도의 파일을 유지하며, 여기에는 일반적으로 취업지원서, 이력서, 서명된 직무 설명서, 성과 평가 및 기타 관련 문서가 포함됩니다.
추가 고려 사항
- 종업원 핸드북: 많은 경우, 회사 정책, 절차 및 기대사항을 개요 하는 포괄적인 종업원 핸드북을 제공합니다.
- 안전 및 건강 교육: 캘리포니아의 직업 안전 및 보건법은 고용주에게 안전하고 건강한 작업 환경을 제공하도록 요구합니다. 새로운 고용인이 적절한 안전 교육을 받도록 하십시오.
- 차별 금지 법률: 연방 및 주 차별 금지 법률을 숙지하십시오. 고용 및 고용 절차가 이러한 법률을 준수하도록 하여 법적 문제를 피하십시오.